Успеть все: 7 способов повысить продуктивность

Привычка откладывать рабочие дела свойственна многим. Всем дано 24 часа в сутки, но завершить намеченные задачи вовремя выходит не у каждого.

Неважно каким бизнесом вы управляете, познайте истинный дзен 7 способов продуктивности и упростите себе жизнь. Ведь, как говорится в фильме «День сурка»: «Главное — сделать первый шаг. Это самое трудное».

Итак, от слов к делу. Раскрываем секреты повышения производительности труда, используемые на практике.

Скрыть содержание

• Закон Парето
• Систематизация рутины
• Делегирование
• Соблюдение распорядка дня
• Метод помидора
• Фокус на более важные задачи
• Баланс между работой и личной жизнью

Закон Парето

Правило названо в честь итальянского экономиста и социолога Вильфредо Парето. Более знакомая формулировка звучит, как «принцип 80 / 20». То есть, 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата.

Примеры проявления принципа Парето:

• основная доля прикладываемых усилий не приводит к запланированному результату;
• задача содержит немного значимых факторов и чрезмерное количество неважных;
• удачные события достигаются благодаря небольшому числу высокопроизводительных сил, неприятности — высокодеструктивными силами.

Закон Парето — это руководство по эффективному распределению ресурсов, применимое к любой сфере жизни.

Пример № 1. 20 % недостатков конструкции автомобиля компании N приводят к 80 % аварий. Руководство фирмы применяет принцип «80 / 20» и исправляет недочеты, что обеспечивает рост эффективности.

Пример № 2. Только 20 % клиентов компании N обеспечивают 80 % всех продаж. Руководство делает акцент на этих клиентах и вознаграждает их системой лояльности.

В соответствии с правилом Парето все незначительные задачи выполняются в менее продуктивное время: утром при параллельном наслаждении чашкой кофе или вечером — перед уходом с работы. На важных заданиях концентрируются в пик рабочей производительности.

Систематизация рутины

Ежедневно человек тратит от 3 до 70 % рабочего времени на выполнение повторяющихся задач. Но, в соответствии с результатами исследования Tethys Solutions, продуктивность такового специалиста спустя пару месяцев падает в равном соотношении с затраченными усилиями.

В эпоху цифровизации и искусственного интеллекта проще потратить 20-30 минут на написание незамысловатого макроса с помощью Python, чем изнурять себя монотонными и малоэффективными действиями. Необязательно создавать творение в стиле Дэвида из «Искусственного разума», достаточно простой программы, способной справиться с 1-2 поставленными задачами.

Если вы ранее не сталкивались с написанием макроса, всегда найдется эксперт, готовый помочь за разумную оплату. А еще это хороший повод вспомнить о старом знакомом;)

Делегирование

Любители тянуть все рабочие задачи в одиночку рискуют в итоге не справиться с ними. Кроме того, «вишенкой на торте» часто становится еще и подорванное здоровье. Делегирование обязанностей не ущемляет способностей, а помогает грамотно распределить рабочую силу внутри компании.

Когда каждый, в том числе и руководитель фирмы, концентрирует внимание на задачах, соответствующих его званию и опыту, повышение продуктивности всего коллектива неизбежно. Руководство разрабатывает стратегию будущего успеха, а сотрудники принимают обязанности пропорционально имеющимся знаниям и навыкам.

Делегирование полезно для сотрудников компании, ведь они:

• растут и совершенствуют способности;
• осваивают новые навыки, которые повышают их ценность;
• становятся более универсальными.

Распределение полномочий повышает моральный дух всей компании. Это показывает сотрудникам, что руководство им доверяет и дает больше ответственности за работу.

Соблюдение распорядка дня

До 40 % ежедневных действий основаны на привычках. Не будем объяснять силу и последствия плохих пристрастий, сделаем акцент на важности правильной дисциплины.

Целые книги изданы для того, чтобы бизнесмены смогли перенять повседневные привычки успешных предпринимателей, инвесторов и креативщиков:

1. «Режим гения. Распорядок дня великих людей» — Карри Мэйсон. Поможет определить время для реализации четко намеченного плана и импровизации.
2. Серия книг «Чему я могу научиться?» — Колтинг Фредерик, Медина Мелисса. Рассказывают о жизни богатых людей: Стива Джобса, Илона Маска и других.
3. «Твердость характера. Как развить в себе главное качество успешных людей» — Дакворт Ангела. Автор доказывает, что успеха добиваются не только люди с врожденными талантом и способностями. Главное упорство.

Основные моменты, чтобы повысить продуктивность работы.

Утро:

1. Ранний подъем.
2. Планирование задач на день.
3. Медитация.
4. Решение мелких задач.

День:

1. Выполнение объемных заданий.
2. Соблюдение запланированных перерывов.
3. Прочтение электронных писем в строго выделенное для этого время.

Вечер:

1. Запись достижений за день.
2. Душевное уединение и посвящение времени чтению.
3. Отключение гаджетов минимум за 30 минут до сна.

Факторы повышающие продуктивность умственного труда:

• упражнения для глаз;
• большое количество воды в течение дня;
• здоровое питание;
• регулярные физические нагрузки.

Метод помидора

Технику управления временем в конце 1980-х предложил Франческо Чирилло, который на сегодня достиг статуса мирового гуру тайм-менеджмента. Согласно методу помидора, рабочий процесс разбивается на 25-минутные интервалы. По истечении одного периода соблюдается короткий перерыв и по кругу.

Схема действий, помогающих повысить продуктивность мозга:

1. Смотрим на список задач и сортируем его от наиболее приоритетных заданий к менее важным.
2. Устанавливаем таймер на 25 минут и начинаем работать без отвлечений до сигнала. Каждые интервал времени называется «помидором».
3. Позволяем себе 5 минут перерыва и снова включаем таймер.
4. После четырех «помидоров», то есть через 2 часа, делаем продолжительный перерыв в 20 минут.

Метод помогает выполнять более приоритетные задачи и концентрироваться.

Фокус на более важные задачи

Попытка выполнить несколько задач одновременно приводит к более медленной обработке каждой из них. Это требует больше времени, чем если бы задания обрабатывались по отдельности.

Если проект объемный, для большей эффективности разумно разбить его на мелкие цели. Составьте список задач в соответствии с приоритетом их выполнения и определите сроки выполнения каждого пункта. В этом случае высокая продуктивность обеспечена, ведь есть четкий план действий и дата, к которой необходимо завершить определенное задание.

Баланс между работой и личной жизнью

Научитесь отделять личную жизнь от работы и наоборот. Попытки совместить оба элемента ведут к хаосу и потере рабочей эффективности. Вам интересно почему продолжительность рабочей недели 40 часов? В 1926 г. американский промышленник и основатель Ford Motor Company Генри Форд провел эксперимент и получил любопытные результаты. Снижение количества ежедневных рабочих часов с 10 до 8 и сокращение рабочей недели с 6 до 5 дней способствуют росту продуктивности. Не перерабатывайте, хорошо высыпайтесь и уделяйте время семье, ведь именно она выступает главным мотиватором будущих побед.

Способы повысить продуктивность получили подтверждение на практике. Список Forbes яркий тому пример. Выбирайте подход, подходящий для вас, и дерзайте.