Тайм-менеджмент: эффективная система управления временем

Кажется, что время утекает как вода сквозь пальцы? Уверены, что могли бы быть более продуктивным, но 24 часа в сутках — слишком мало? Самое время поближе познакомиться с тайм-менеджментом.

Это набор определенных техник, которые помогут добиться отличных результатов в любой деятельности. Главные задачи тайм-менеджмента — научить людей грамотно организовывать собственное время и помочь им быстро достигать целей с наименьшими затратами энергии.

Успевать больше за меньшее время? Да, невозможное возможно.

Скрыть содержание

• Виды и принципы тайм-менеджмента
Планирование     Декомпозиция целей     Приоритеты     Анализирование    
• Книги по тайм-менеджменту
Брайан Трейси, «Тайм-менеджмент»     Дэвид Аллен, «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»     Глеб Архангельский, «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»    
• Тайм-менеджмент онлайн

Виды и принципы тайм-менеджмента

Среди множества подходов к управлению временем специалисты выделяют всего 3 главных вида:

• личный тайм-менеджмент — умение организовать свой день так, чтобы он был максимально эффективным без ущерба для отдыха и здоровья;
• корпоративный тайм-менеджмент — планирование рабочего времени, распределение обязанностей внутри коллектива;
• социальный тайм-менеджмент — набор методик, направленных на управление временем группы людей (например, работников одной компании) и регуляцию межличностных взаимоотношений.

Управлять временем как Доктор Стрэндж мы не сможем (а жаль, правда?), но нам точно под силу научиться распоряжаться им так, чтобы успевать все. Надо только освоить и начать применять основные принципы тайм-менеджмента в работе.

Планирование

Тайм менеджмент и планирование неразрывно связаны. Без четкого плана действий никуда. Можно сколько угодно ставить цели и визуализировать их воплощение, но если нет понимания как добиться желаемого и что нужно делать, чтобы это получить, то результат будет один — топтание на месте.

Кажется, что расписывать дела на день или неделю — бессмысленная трата времени и сил, ведь и так понятно, что нужно делать? Посмотрите на это с другой стороны.

Представьте, что вы в супермаркете без списка покупок. Да, в общих чертах вы знаете, что нужно: закончилось молоко, макаронов осталось на раз, неплохо бы купить масло, творог и… «ну вот сейчас похожу и посмотрю, что еще надо». В итоге вы ходите от одного отдела к другому, потом идете в третий и снова возвращаетесь в первый, потому что не сразу вспомнили про, скажем, йогурт…

Если вашей целью было потратить как можно больше времени впустую, поздравляем — у вас получилось.

Теперь та же ситуация, но у вас есть список того, что вам нужно. В этом случае вы действуете максимально эффективно и тратите меньше времени на поиск товаров, раздумья и ходьбу от отдела к отделу. Приятный бонус — снижается вероятность спонтанных и по факту ненужных покупок.

То же самое с делами на день: вроде бы все предельно понятно, но на деле вы хватаетесь за одно, потом за другое, попутно вспоминаете про третье и к концу дня понимаете, что по факту не сделали ничего.
Планируйте дела заранее. Не пренебрегайте мелкими, на первый взгляд, задачами и тоже вносите их в список.

Существуют разные методы тайм-менеджмента, и со временем вы выберите для себя оптимальный. Для начала мы рекомендуем попробовать наиболее распространенный: включайте в базовый список дел на день максимум 4 важные, большие задачи, всегда оставляйте время на непредвиденные обстоятельства и планируйте отдых (например, 20 минут каждые 3 часа).

И еще: не ругайте себя, если что-то не успели. Проанализируйте почему так получилось и внесите корректировки в план на следующий день/неделю. Не пытайтесь объять необъятное и не корите себя за ошибки.

Планирование — не цель, а средство. В нем нет никаких правил и законов: это только ваш список дел и только вам решать каким он будет.

Декомпозиция целей

Добиться цели мгновенно невозможно. Мадонна не стала королевой поп-музыки по щелчку пальцев, Бекхэм не превратился в супер футболиста за две тренировки, Билл Гейтс не проснулся миллионером… Помните каким был первый костюм Железного Человека? Между ним и его последней версией пропасть. Но даже Тони Старк преодолел ее не за ночь, а сделал много маленьких, но эффективных шагов.

Поступайте так же. Делите большие и сложные цели на несколько более простых задач и выполняйте их постепенно. Здесь на помощь приходит принцип SMART-проектирования, согласно которому задачи должны быть:

• конкретными (Specific);
• измеримыми (Measurable);
• достижимыми за определенный период (Attainable);
• актуальными (Relevant);
• ограниченными в сроках (Time-bound).

Если вы идете к большой цели, последовательно выполняя четкие задачи, вы рационально используете собственные ресурсы.

Объемные и трудоемкие задачи требуют много времени и сил. Планирование и декомпозиция помогают справляться с делами быстрее, эффективнее и с минимальными трудозатратами.

Приоритеты

Итак, список дел написан. Теперь посмотрите на него и оцените — задачи набросаны рандомно или расставлены в порядке важности их выполнения? Важно научиться ранжировать дела, т. е. ставить в начало списка все самое тяжелое, объемное и отталкивающее.

Систематический перенос сложных дел на вечер или следующий день ведет к высокому эмоциональному напряжению и снижению работоспособности.

Расставляя приоритеты, можно воспользоваться законом Парето, который в общих чертах звучит так: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». Нужно постараться определить те самые 20% эффективных действий и сконцентрировать усилия на них.

Также с расстановкой приоритетов может помочь «Матрица Эйзенхауэра». Президент США Дуайт Эйзенхауэр предлагал делить дела на 4 категории:

1. Срочные и важные. Задачи, которые не стоит откладывать, чтобы избежать проблем в будущем. Их нужно делать немедленно и самостоятельно.
2. Важные, но несрочные. Самый крутой и эффективный сектор! Здесь находятся важные дела, которые можно делать без спешки, спокойно все обдумывать и взвешивать все решения.
3. Срочные, но не очень важные. Задачи, которые нужно выполнить быстро, но прелесть в том, что их со спокойной душой можно и даже нужно делегировать.
4. Неважные и несрочные. Такие дела можно не вносить в ежедневный список и фиксировать где-то отдельно — когда будет время и желание, тогда и сделаете.

Анализирование

Какой бы ни была цель, в гонке за ее достижением важно уметь остановиться, оглянуться назад и проанализировать свои действия. Если какая-то задача поставила вас в тупик, попытайтесь понять почему вам сложно над ней работать. Чаще всего причины в следующем:

• задача кажется бессмысленной и неважной, на нее не хочется тратить время;
• чтобы выполнить задание, требуется больше теоретических и практических знаний;
• нет желания работать задачей, но это необходимо;
• от работы что-то регулярно отвлекает.

Книги по тайм-менеджменту

Сегодня существует множество курсов, онлайн-тренингов и книг, где описаны стратегии и техники тайм-менеджмента. Читать все нерационально — к сожалению, многие авторы и коучи транслируют то, что уже было сказано, не привнося
ничего нового.

Поделимся лучшими, на наш взгляд, книгами по тайм-менеджменту, цель которых не просто обучить, а вдохновить и изменить мировоззрение.

Брайан Трейси, «Тайм-менеджмент»

Идеальная книга для тех, кто только начинает постигать основы тайм-менеджмента. Автор дает читателям рекомендации, которым легко следовать, делится простыми советами и конкретными техниками тайм-менеджмента.

Еще одна отличная книга Брайана Трейси — «Мастер времени». В ней описаны проверенные и рабочие инструменты тайм-менеджмента, на которых базируется система управления рабочими процессами.

Дэвид Аллен, «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»

В этой книге Аллен излагает придуманную им методику Getting Things Done. Ее суть в освобождении ресурсов, которые уходят на запоминание дел. Для этого необходимо спланировать все заранее.

Успеть все, пытаясь удержать все дела в голове, практически невозможно. Система GTD помогает упорядочить дела и составить план действий.

Дэвид Аллен выделяет 5 основных законов тайм-менеджмента:

• сбор;
• обработка;
• организация;
• обзор;
• действия.

Главное — составить список задач, а потом разработать систему или алгоритм действий, необходимых для их выполнения.

Глеб Архангельский, «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»

Целых 6 переизданий за 18 лет — это ли не признак популярности? В этой книге представлено множество методик и систем тайм-менеджмента. Идеи и советы, описанные в «Тайм-драйве», помогут создать гибкую и продуманную схему управления временем.

В последних изданиях есть информация о том, как с помощью современных технологий увеличить продуктивность системы, на которой строится тайм-менеджмент.

Также рекомендуем книгу Дэна Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль».

Тайм-менеджмент онлайн

Сегодня совершенно необязательно составлять списки дел на бумаге, ведь существует масса приложений для тайм-менеджмента. Наиболее распространенные из них:

• Google Keep;
• Maniac Time;
• LeaderTask;
• Microsoft Outlook;
• Microsoft OneNote;
• Миниплан;
• Clear;
• RescueTime;
• Trello.

Управление временем — полезное умение. С каждым днем все больше людей хотят научиться успевать все, не теряя себя. Тайм-менеджмент стал мейнстримом и это как раз тот случай, когда это действительно хорошо. С ростом популярности системы появилось и множество классификаций: жесткий, эффективный, экстремальный тайм-менеджмент…

Стоит ли акцентировать внимание на названии? Нет, ведь универсальной системы не существует. Помните, что хороший тайм-менеджмент тот, что помогает лично вам быть максимально продуктивным, оставляя при этом достаточно времени на отдых.